Control de calidad y trazabilidad en la digitalización de fondos audiovisuales

1. Por qué la trazabilidad importa tanto como la imagen

Una digitalización de calidad no es solo una buena imagen. Para un archivo, una biblioteca, una universidad o una televisión, el resultado tiene que poder integrarse en su sistema documental y responder a preguntas concretas: qué pieza es cada archivo, si está completa, qué incidencias tenía el soporte original y quién ha intervenido en el proceso.

Sin esa información, el fondo digitalizado pierde valor como documento. Por eso tratamos la trazabilidad como una parte del trabajo, no como un añadido.

2. Custodia: el material no sale de nuestras instalaciones

Todo el proceso se realiza en nuestro laboratorio, con personal propio, y no subcontratamos ninguna fase. El material solo sale para volver a la institución. Así trabajamos con confidencialidad desde 2004.

• •Un único responsable: la institución sabe en todo momento quién custodia su material.
• •Confidencialidad: los contenidos no pasan por terceros, algo esencial en fondos con material sensible o con derechos.

3. Identificación unitaria de cada pieza

Cada pieza recibe un identificador único al entrar en el laboratorio, ligado al lote y al pedido, que acompaña a la pieza y a su contenedor durante todo el proceso. Ese identificador relaciona sin ambigüedad el soporte físico, su archivo digital y su informe.

Si la institución ya tiene su propia signatura o número de inventario, la respetamos y la incorporamos a la nomenclatura y a los metadatos.

4. Revisión completa de cada pieza

Cada pieza se revisa de principio a fin: imagen, sonido y sincronía. No es un muestreo. La captura se hace con equipos broadcast con corrector de base de tiempos (TBC), y la copia de captura original se conserva intacta; los ajustes de entrega se hacen siempre sobre una copia.

• •Integridad: se comprueba que el contenido se ha capturado completo y que audio y vídeo van sincronizados de principio a fin.
• •Incidencias del soporte: se registran los tramos sin señal, los daños de origen y cualquier particularidad que deba constar.
• •Entrega preparada: las copias de entrega se preparan sin tramos vacíos ni señales técnicas ajenas al contenido, con el sonido equilibrado, sin perder nada de lo que se grabó.

5. Informes por pieza y proceso auditable

Cada pieza tiene su informe de control de calidad: duración del contenido, fotogramas representativos, estado («correcta», «con observaciones» o «con daños de origen») y observaciones. Internamente, cada paso queda registrado con fecha y responsable, de modo que el proceso es documentado y auditable.

Los informes se entregan junto con los archivos y pueden adaptarse al formato de inventario de la institución.

6. Metadatos y descripción del contenido

Además de los datos técnicos de cada archivo, podemos entregar la descripción del contenido de cada pieza (minutado, transcripción, personas, lugares y temas) en estándares documentales como PBCore y METS, con nuestra herramienta de análisis Annalysis Media. Así el fondo digitalizado se puede buscar y catalogar desde el primer día.

7. Cómo empezamos un proyecto

1. 1.Reunión e inventario: qué formatos, cuántas piezas, en qué estado y con qué prioridades.
2. 2.Prueba piloto: un lote pequeño con sus informes, para validar juntos la calidad, la nomenclatura y los metadatos.
3. 3.Digitalización por lotes: con un calendario acordado y seguimiento de cada lote.
4. 4.Entrega y verificación: archivos, informes y metadatos, y devolución de los originales comprobada pieza a pieza.

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