Control de qualitat i traçabilitat en la digitalització de fons audiovisuals

1. Per què la traçabilitat importa tant com la imatge

Una digitalització de qualitat no és només una bona imatge. Per a un arxiu, una biblioteca, una universitat o una televisió, el resultat s'ha de poder integrar en el seu sistema documental i respondre preguntes concretes: quina peça és cada arxiu, si és completa, quines incidències tenia el suport original i qui ha intervingut en el procés.

Sense aquesta informació, el fons digitalitzat perd valor com a document. Per això tractem la traçabilitat com una part de la feina, no com un afegit.

2. Custòdia: el material no surt de les nostres instal·lacions

Tot el procés es fa al nostre laboratori, amb personal propi, i no subcontractem cap fase. El material només surt per tornar a la institució. Així treballem amb confidencialitat des del 2004.

• •Un únic responsable: la institució sap en tot moment qui custodia el seu material.
• •Confidencialitat: els continguts no passen per tercers, una cosa essencial en fons amb material sensible o amb drets.

3. Identificació unitària de cada peça

Cada peça rep un identificador únic en entrar al laboratori, lligat al lot i a la comanda, que acompanya la peça i el seu contenidor durant tot el procés. Aquest identificador relaciona sense ambigüitat el suport físic, el seu arxiu digital i el seu informe.

Si la institució ja té la seva pròpia signatura o número d'inventari, la respectem i la incorporem a la nomenclatura i a les metadades.

4. Revisió completa de cada peça

Cada peça es revisa de principi a fi: imatge, so i sincronia. No és un mostreig. La captura es fa amb equips broadcast amb corrector de base de temps (TBC), i la còpia de captura original es conserva intacta; els ajustos de lliurament es fan sempre sobre una còpia.

• •Integritat: es comprova que el contingut s'ha capturat complet i que àudio i vídeo van sincronitzats de principi a fi.
• •Incidències del suport: es registren els trams sense senyal, els danys d'origen i qualsevol particularitat que hagi de constar.
• •Lliurament preparat: les còpies de lliurament es preparen sense trams buits ni senyals tècnics aliens al contingut, amb el so equilibrat, sense perdre res del que es va gravar.

5. Informes per peça i procés auditable

Cada peça té el seu informe de control de qualitat: durada del contingut, fotogrames representatius, estat («correcta», «amb observacions» o «amb danys d'origen») i observacions. Internament, cada pas queda registrat amb data i responsable, de manera que el procés és documentat i auditable.

Els informes es lliuren juntament amb els arxius i es poden adaptar al format d'inventari de la institució.

6. Metadades i descripció del contingut

A més de les dades tècniques de cada arxiu, podem lliurar la descripció del contingut de cada peça (minutatge, transcripció, persones, llocs i temes) en estàndards documentals com PBCore i METS, amb la nostra eina d'anàlisi Annalysis Media. Així el fons digitalitzat es pot cercar i catalogar des del primer dia.

7. Com comencem un projecte

1. 1.Reunió i inventari: quins formats, quantes peces, en quin estat i amb quines prioritats.
2. 2.Prova pilot: un lot petit amb els seus informes, per validar junts la qualitat, la nomenclatura i les metadades.
3. 3.Digitalització per lots: amb un calendari acordat i seguiment de cada lot.
4. 4.Lliurament i verificació: arxius, informes i metadades, i devolució dels originals comprovada peça a peça.

Preguntes freqüents